Hoe vertel je iemand op afstand dat hij zijn promotie niet krijgt?

​Volgende week start ik met webinars bij KBC om leidinggevenden op afstand te ondersteunen en extra te toolen. Cathy Nys L&D bij KBC stelde me volgende case voor: Hoe vertel je iemand op afstand dat hij zijn promotie niet krijgt?
Ik denk dat we allemaal wel aanvoelen dat je dit liefst face-to-face zou aanpakken. Vandaag kan dit niet. Maar ook post Corona is de kans zeer groot dat we meer en meer op afstand zullen werken van elkaar. Zelf heb ik bij Exxon Mobil niets anders gekend. Daar hadden de meeste departementshoofden teams zitten verspreid over heel de wereld. Dus zo nieuw is dit niet. Alleen worden er vandaag de dag veel meer mensen verplicht mee geconfronteerd zonder veel voorbereiding of kapstokken.
​
Ik geef al sinds 2001 workshops aan leidinggevenden waarin we het verschil maken tussen de leider op afstand en de leider face-to-face. Want er zijn wel aandachtspunten en accenten waar je best bij stilstaat. Vandaag zoem ik in op de vraag van Cathy en geef ik graag enkele richtlijnen:

---

1. Bereid je grondig voor. Start hier niet zomaar aan door de telefoon te pakken en met de deur in huis te vallen. Remember “if you fail to prepare, you prepare for failure”, gaat hier zeker op. Dus ga de historiek van de medewerker even na. Steek desnoods je licht op bij HR of de vorige leidinggevende zodat je geen verrassingen krijgt tijdens het gesprek. Zoals “Oh, 5 jaar geleden heeft men mij net dezelfde boodschap gegeven en mij op het hart gedrukt dat ik zeker in de komende 5 jaar zou promoveren.” Neen dat soort reactie of tegenargument wil je niet krijgen.
2. Leef je in de situatie, persoonlijkheid van je medewerker in. Wat is zijn realiteit, zijn “werkelijkheid”: hoe denkt hij, wat is zijn mindset? Voor iemand die broodwinnaar is voor zijn gezin of een alleenstaande die net gescheiden is met kinderen ten laste waar de partner niet naar omkijkt, komt de boodschap scherper binnen dan bij tweeverdieners. Vraag je af hoe groot de nood is op financieel vlak. Nu weet dat geld niet alles is. Je kan perfect financieel geen noden/behoeften meer hebben maar wel vinden dat je de promotie verdiend hebt, dat het je tijd is. Je hunkert naar herkenning, waardering en voor jou is dit de ultieme kers op de taart. Hoe meer je (probeert) je in te leven in de mindset van je medewerker, hoe meer je kan antwoord geven aan de échte noden. Een promotie is niet het eindresultaat maar eerder een middel om een dieperliggende behoefte/wens te gaan voeden. Tracht hierachter te komen. In mijn managementboek Out of office spreek ik over de dieperliggende bron van onze verlangens. ‘Wat de woestijn zo mooi maakt is dat ze ergens een bron verbergt’, schreef Antoine de Saint-Exupéry in het boek Le Petit Prince. Ga daarna op zoek.
3. Brainstorm hoe je de “bron van verlangens” kan voeden zonder een promotie te geven. Wees creatief en innovatief. Bijv zoekt iemand uiteindelijk waardering en erkenning. Vraag je dan af hoe kan ik mijn medewerker waarderen en erkennen op een andere manier dan een promotie geven. Misschien kan je hem een bepaalde extra verantwoordelijkheid geven, of hem extra visibiliteit geven bij hoger management, of hem een bepaalde rol geven in je teamoverleg, hem over zijn verwezenlijkingen laten vertellen aan zijn collega’s. Er zijn zoveel andere “promotie mogelijkheden”. Zorg wel dat je niets oplegt, onderzoek in het gesprek waar je medewerker voor open staat, laat hem zelf met ideeën komen. Het dient van hem te komen. Dus je gaat hier een coachende stijl dienen aan te nemen zodat je samen gaat “graven” naar wat de medewerker nodig heeft of wilt. Als je voelt dat de emoties nog te fel aanwezig zijn waardoor de medewerker niet open staat om in hetzelfde gesprek al naar andere “promotie vormen” te gaan zoeken, zet dan eerder het gesprek op pauze en stel voor om de draad later verder te zetten.
4. Bereid je gespreksstructuur voor:
   Toetsen: hoe het gaat en interesse tonen
   Introductie reden van dit gesprek: draai niet rond de pot, duidelijk beslissing geven (feitelijk)
   Kaderen (vanuit visie, politiek) en verder toelichten
   Geef aan dat je dit gesprek liever f-t-t had gedaan maar dat het nu eenmaal niet mogelijk is.
   Laten ventilleren en vragen hoe de medewerker zich voelt
   Emotie opvangen en begrip tonen (eventueel herhalen van de beslissing en het waarom)
   Steun aanbieden: wat heeft de medewerker nodig van mij/anderen
   Benadruk dat je gelooft in de medewerker, som de sterke eigenschappen nog eens op
   Geef zicht op wat de medewerker dient te doen of ontwikkelen en in welke tijdspanne om toch die promotie te krijgen (in de toekomst) als dit natuurlijk een mogelijkheid is
   Aanbieden om een vervolgmoment in te plannen
   ​Zorg dat er een cohesie is tussen wat je zegt (beslissing van geen promotie toe te kennen) en hoe je dit zegt (let hierbij op voor lichaamstaal en stemgebruik).
5. Wanneer hou je best dit gesprek? Juiste moment van de dag, van de week, langs welk kanaal (telefoon, video call). Vermijd een vrijdag om 16:00u bijv maar ook geen maandag om 9:00u. Zorg dat de medewerker de tijd en ruimte krijgt om na deze moeilijke boodschap emotioneel dit te verwerken. Trek ook genoeg tijd uit zodat je niet abrupt moet afronden omdat je naar een andere vergadering moet hollen. Zorg dat jullie alle twee op een rustige plaats zitten met weinig prikkels of afleiding en liefst geen pottenkijkers.
6. Plan meteen in je agenda een vervolgmoment. Nazorg en opvolging worden dikwijls vergeten of uitgesteld. Hou vinger aan de pols momenten en boek dit meteen in je agenda en doe ze dan ook. Je geeft op die manier aan dat je er bent voor je medewerker, dat hij belangrijk is. Emoties komen en gaan. Het zou best kunnen dat de medewerker zich in een andere emotie bevindt dan in je eerste gesprek.

Met deze 6 richtlijnen ben je al aardig op weg om moeilijke boodschappen op afstand aan te durven. Geef gerust nog andere punten aan die jou hebben geholpen en die inspirerend kunnen zijn voor andere leidinggevenden in de comments hieronder.
 
PS Je vindt ook nog extra tips en handvaten in Out of office, Lannoo Campus te verkrijgen bij Bol.com