Help! er begint een nieuwe medewerker ... op afstand

​Deze vraag krijg ik geregeld tijdens de workshop Leiding geven op afstand. Geef toe een nieuw teamlid “onboarden” terwijl iedereen op afstand zit, lijkt op het eerste gezicht een onmogelijke klus. Deze week vertelde me een leidinggevende dat hij om 5:00u was vertrokken naar het bedrijf om toch met die nieuwe medewerker “live” samen te zitten voor hij zijn dag van back-to-back vergaderingen startte. Hij is die dag om 7u ‘s avonds thuisgekomen. Een werkdag van 14uur.
Telkens ik “doorvraag” om beter te begrijpen wat het zo moeilijk maakt, blijken er twee assen te spelen.

Langs de ene kant zijn er bepaalde aannames en overtuigingen, langs de andere kant is er een gebrek aan kennis, ervaring en/of voorbeelden van successen waardoor men blokkeert. Beide werken versterkend op elkaar in waardoor men zelfs niet overweegt om andere opties te bekijken dan “live onboarden”.
 
Overtuigingen zoals:
 
-Je kan geen nieuwe medewerker op afstand onboarden
-Je moet iemand face-to-face zien om hem deftig alles uit te leggen
-Je moet naast iemand zitten/staan om hem te tonen hoe het moet
 
maken dat je inderdaad je planning aanpast en in je wagen springt om toch tegen de huidige regels in naar kantoor te gaan werken. Zolang je dit blijft geloven, laat je jezelf ook niet toe om naar nieuwe manieren te zoeken of met nieuwe technologie te gaan experimenteren of anderen erbij te betrekken.
 
De belangrijkste as die eerst dient aangepakt te worden, is die met de aannames of overtuigingen. Hoe ? Door te zoeken wat de onderliggende drijfveren zijn die dit geloof voeden. Bijvoorbeeld: alles zelf willen doen en goed willen doen, perfectionisme of faalangst zijn de meest voorkomende.
Vanuit mijn coaching ervaring weet ik dat enkel een lijst met mogelijkheden aanbieden hoe je iemand op afstand kan onboarden niet voldoende is voor iemand met sterke overtuigingen dat dit niet lukt.
 
Zodra de overtuigingen zijn aangepakt kan je beginnen werken op de toolbox uitbreiden met handvaten.

Hoe kan je een nieuwe medewerker onboarden op afstand?

Hieronder vind je 15 concrete tips waarmee je aan de slag kan gaan:

1. Onboarding plan opstellen met duidelijke doelen en mijlpalen waarbij verschillende teamleden een rol spelen. Nieuwe medewerker laten terugkoppelen in een teamoverleg over het geleerde, zijn beleving en zijn vragen.
2. Duidelijke verwachtingen zetten (SMART doelen) en afspraken. Kader zetten (wat kan wel, wat kan niet, hoe werken we samen, hoe communiceren, hoe escaleren, hoe rapporteren etc...).
3. Vertrouwen uiten (benoemen dat het oké is van het niet te weten, van fouten te maken, van te proberen,...)
4. Voor elk kennisdomein een Single Point Of Contact aanduiden waar de nieuwe medewerker terecht kan met vragen en een planning opstellen waarbij de nieuwe medewerker elke dag met minstens één SPOC een gesprek heeft.
5. Daarnaast een meter/peterschap traject waarbij de medewerker een mentor heeft waarbij hij ook terecht kan (naast jou, de SPOC, de teamleden).
6. Laatst bijgekomen medewerker ook inschakelen om zich over deze medewerker te ontfermen.
7. Dagelijks twee korte “check” moment houden (‘s morgens een "check in" en ‘s avonds een "check out").  10-15min volstaan. 
8. Procedures en processen dienen op punt te staan en centraal toegankelijk te zijn op afstand (digitaal werken).
9. Nieuwe medewerker onmiddellijk laten deelnemen aan teammeetings. Je teammeetings ook uppimpen waarbij je voor interactiviteit en afwisseling van formaat zorgt (ijsbrekers, energizers inzetten) zo krijg je verbinding tussen mensen.
10. Video tutorials en e-learning modules met korte info over bepaalde thema’s.
11. Digitale plaforms als TEAMS, Webex, ZOOM gebruiken en video aanzetten in alle gesprekken. Daarnaast ook een chat app zoals WhatsApp waarbij we op een informele manier een foto, filmpje, een mop of weetje delen (koffiemoment vervangen).
12. CEO laten een video opnemen waarbij deze de nieuwe medewerker welkom heet en de visie, met de waarden toelicht.
13. Dit is ook een unieke gelegenheid om te ontdekken hoe een nieuwe medewerker ons ziet, hoe wij overkomen als bedrijf, als team, als individu. Eens de medewerker aan boord is, gaat hij onze visie, aanpak overnemen. Dus vraag zeker ook naar hoe hij ons ziet (feedback).
14. Continu dit onboarding proces evalueren en bijsturen volgens de noden van de medewerker en zijn tempo van leren.
15. Vragen aan de nieuwe medewerker van zijn leerproces te documenteren zodat dit ter beschikking kan gesteld worden van de volgende nieuwe medewerker. Dit is ook al een basis voor het opzetten van jobrotatie of backups.

Welke tip kan jij nog geven om een nieuwe medewerker op afstand te "onboarden"?
Stuur ze gerust door.