13 tips voor samenwerkingsgerichte gesprekken in uw teams

Vertoont uw team barsten ?
Heeft u ook het gevoel dat er niet gecommuniceerd wordt in uw team maar eerder politiek correct gedialogeerd?
Wordt er teveel met de mantel der liefde gewerkt ?
Hoe zorgt U dat uw team écht gaat samen werken ?

Leg een goeie fundering. U bouwt toch ook geen huis op een moerasbodem. Zorg voor een communicatieplatform dat geen barsten vertoont zoals knikken maar anders handelen, zwijgen om niet in de kijker te lopen, tegen derden zijn ongenoegen uiten, geen dingen zeggen die indruisen tegen de huidige zienswijzen van de baas of de meerderheid.

In januari las ik The Skilled Facilitator van Roger Schwarz.  Hij pleit vooral om als facilitator basisregels vast te leggen die tot samenwerken leiden.  Zijn boek inspireerde mij om tot de volgende 13 tips te komen voor het voeren van “samenwerkingsgerichte gesprekken”:

1. Bepaal de onderwerpen vooraf en hou je hieraan
   
   
2. Stuur voordien de te behandelen onderwerpen door met randinformatie en duidelijke verwachtingen wat je verwacht van ons gesprek (bijv delen van info, besluit komen, discussiëren, aanvullen, uitbreiden, aftoetsen, controleren, tot op de bodem gaan…)
   
   
3. Geef elkaar alle relevante informatie alsook een samenvatting in één zin (het samenvatten van de informatie/je vraag/je probleem) in één zin heeft als opbrengst dat :
   -je de essentie leert zoeken(80/20 regel)
   -je duidelijkheid schept
   -je zelf nog eens goed moet nadenken waar het nu precies over gaat (want het is niet zo simpel in één zin te concluderen)
   E. De Bono noemt dit de basis voor creatief denken, de kunst van het kunnen bevatten van uw vraag in één zin baanbrekend denken
   
   
4. Maak goede afspraken over de betekenis van belangrijke woorden. (bijv klantgericht werken ? wat bedoelen we daar precies mee?)
   
   
5. Schort je eigen meningen, vooronderstellingen, aannames op terwijl je luistert (tip schrijf ze op als je ze toch ziet/hoort voorbijflitsen terwijl de ander spreekt). Luister met de ingesteldheid van een beginneling.
   
   
6. Verplicht je tot het stellen van vragen –ga ervan uit dat je niet begrepen hebt wat de ander bedoelt.. Toets alle meningen, bevraag, bevraag, bevraag
   
   
7. Verklaar duidelijk, concreet en liefst door gebruik te maken van voorbeelden, schema’s, metaforen wat je bedoelt, hoe je daartoe gekomen bent (dus ook je onderliggende gedachten)
   
   
8. Deel je intentie : met welk intentie of bedoeling je dit nu deelt.  Anderen kunnen niet in je hoofd kijken en weten niet hoe het daar aan toe gaat.  Ze weten niet waarom jij dit nu zo ziet en vooral waarom jij dit nu zo aan mij zegt.  Het risico is groot als je je intentie niet kenbaar maakt de ander die voor jou zelf gaat invullen en we kennen daarbij de menselijke aard we gaan liever voor een negatieve intentie (bijv jij wil mij kwetsen) dan een positieve (jij zegt dit om mij iets aan te tonen zodat ik kan groeien).
   
   
9. Concentreer je op de belangen van de individuen en/of de groep en niet op de standpunten.  Zeg openlijk waar, wanneer en met wie je het eens of oneens bent.  Laat je niet verleiden tot goedkoop scoren (bijv. door iemand belachelijk te maken, misplaatste humor;…) Je hoeft het niet met iedereen eens te zijn. 
   
   
10. Bepaal als groep hoe meningsverschillen worden benaderd. Bespreek het onbespreekbare !
    
    
11. Bedenk gezamenlijk hoe potentiële oplossingen tegen het licht zullen worden gehouden.  Neem besluiten op basis van consensus.
    
    
12. Hou je ‘cap’, wijk niet af, hou de discussie gericht op het onderwerp, graaf, spit, leg bloot. Verzamel al de inputs vooraan visueel (bijv flip) zodat mensen voelen dat ze worden gehoord, dat hun mening telt. Zo zullen ze ook aangezet worden om dieper na te denken over wat ze zien verschijnen op het bord.
    
    
13. Beoefen zelfkritiek: analyseer jezelf, je aanpak, je inbreng, je rol als facilitator in dit gebeuren en dat terwijl het zich afspeelt en stuur bij daar waar nodig.  Wees hierover eerlijk naar de groep toe, geef toe waar je de mist in ging.