Ik kreeg deze week volgende vraag in mijn mail box naar aanleiding van de opleiding Leiding Geven Op Afstand
http://opleidingen.kluwer.be/nl/Training/opleiding-leidinggeven-op-afstand/COVITNB.aspx. :
“Ik werk geregeld op afstand (in een andere locatie als mijn team) en ook van thuis. Hoe kan ik toch de communicatie met mijn team behouden? Soms krijg ik te horen dat ze zich geïsoleerd voelen en ik voel dit eerlijk gezegd ook wel eens?”
http://opleidingen.kluwer.be/nl/Training/opleiding-leidinggeven-op-afstand/COVITNB.aspx. :
“Ik werk geregeld op afstand (in een andere locatie als mijn team) en ook van thuis. Hoe kan ik toch de communicatie met mijn team behouden? Soms krijg ik te horen dat ze zich geïsoleerd voelen en ik voel dit eerlijk gezegd ook wel eens?”
| 1. | Maak (indien mogelijk) toch geregeld tijd beschikbaar om met alle betrokkenen ook “fysiek” rond de tafel te gaan zitten. Indien je mensen op verschillende locaties werken (wissel de locatie af waarbij je een gastheer/vrouw maakt van diegene die ‘thuis’ blijven). Deze meetings moeten vooral zuurstof geven aan de samenwerking en het isolatiegevoel tegengaan. Mensen hebben dan iets om naar uit te kijken en gaan zich daardoor minder storen op korte termijn aan het isolement. Bespreek vooral het volgende en minder het overlopen van hun to do’s : |
| -Hoe gaat het met de teamleden? Waar lopen ze tegen aan? Wat zijn hun ervaringen? Hoe gemotiveerd zijn ze nog? Welke valkuilen rond op afstand werken herkennen ze? -Zijn er nog zaken die besproken moeten worden? Laat je mensen hun successen met elkaar delen alsook hun pijnpunten. Gedeelde smart is halve smart en hoe meer we met elkaar “alles” delen hoe meer we ons verbonden voelen en minder alleen. Geef hier zelf het goede voorbeeld. -Wat kan er nog geoptimaliseerd worden? -Welke steun hebben ze nog nodig van mij? Van anderen? Welke middelen ontbreken er? -Waar kan ik nog meer betekenen voor mijn team en zij voor elkaar? -Wat ontbreekt er voor een optimaal resultaat en vlotte samenwerking? Welke afspraken dienen we te maken in dit kader? |
| 2. | Gebruik ‘collaboration tools’ zoals instant messaging software om een soort van koffiegevoel te creëren met je mensen en maak hier afspraken rond waarvoor gebruiken we dit soort kanaal, wanneer, hoe en hoe lang. Dit kanaal en de informatie die mensen hierop delen moet vooral informeel blijven. Je stond toch ook niet aan de koffiemachine met een bandrecorder. In de meeste bedrijven wordt dit ’s morgens vooral gebruikt om een soort ‘hoe gaat het met je?’ bevraging te doen. Leg dit echter niet op, laat dit spontaan groeien. Net zoals je ’s morgens ook niet iedereen op kantoor verplicht om eerst een koffie te drinken en wat koetjes en kalfjes te delen. Sommige zullen hier gretig gebruik van maken, anderen minder. Denk eraan iedereen is uniek (ook in zijn behoeften)!
|
| 3. | Geef bovenop individuele objectieven aan je mensen ook team objectieven zodat ze om deze te behalen met elkaar dienen te spreken, overleggen, delen, toetsen, samenkomen, afspreken enz. Dit zorgt voor een groepsgeest EN kennisdeling EN doorbreken van isolementsgevoel. Drie vliegen in één klap dus en drie grote valkuilen in het afstand werken. Als leidinggevende kan je er niet voor iedereen altijd zijn dus het opvangen van bepaalde momenten kan je delegeren aan het team en door ze aan te sturen op team objectieven bovenop individuele objectieven heb je daarmee deze opdracht gedelegeerd aan heel het team. Jij kan dan op afstand een vinger aan de pols houden en inspringen op die momenten waar het nog nodig is. |
| 4. | Zet andere in! Creëer een netwerk met andere leidinggevende zodat je elkaars mensen kan opvangen op de locaties waar jij aanwezig bent. Dit kan je natuurlijk enkel voor diegene die in andere kantoren van je bedrijf werken doen. Hou bij wanneer ‘hoger management’ op de locatie van je werknemer aanwezig is en vraag hen om bewuster contact te leggen met je mensen, ze een schouderklopje te gaan geven, fluister in hun oren wat hun exacte bijdrage is in een project zodat deze senior manager dat ook kan gaan valoriseren, complimenteren, herkennen en je medewerker zich gewaardeerd voelt. |
| Thuis kan je wel eens iets “extra” laten afleveren op een speciale dag (of zelfs zonder aanleiding) dit kan een kleine attentie zijn zoals een kop met een foto van het team, koffiepads voor de koffie die zelf moeten maken –wees creatief en pas je aan aan de verwachtingen van je team. |
| 5. | Maak publiciteit en visibiliteit voor je mensen door een artikel te laten verschijnen in het intern personeelsblad of via de interne sociale media kanalen (bijv. Yammer) een bijdrage te laten leveren gemaakt door je team. Zou creëer je betrokkenheid, verbondenheid met de rest van het bedrijf. Om betrokkenheid met elkaar te creëren kan je ook een SharePoint opzetten waar jij met je team allerhande informatie kan delen met elkaar van formele/zakelijke aard zoals checklijsten, veel gestelde vragen, documentatie, rapporteringen maar ook van informele/menselijke aard foto’s over onszelf, onze kinderen, onze hobby’s, grappige teksten, quoten, voetbalprognostiek enz.… Zet dit op maar laat hen de invulling doen, geef wel zelf het goede voorbeeld en stel je hiervoor open. Lead by example! |
| 6. | Score je team op deze competenties ‘hanteren van vrijheid en behoefte aan sociale contacten’. Doe een risico analyse zodat je proactief en voordien de mensen herkent die meer risico lopen om hier tegen aan te gaan. Vraag ook je medewerkers om zich zelf te scoren op deze competenties zo kan je vergelijken of je dezelfde perceptie hebt en dit is een goeie insteek voor een diepgaand individueel gesprek met elk teamlid. |
| Naast deze competentie zijn er nog 10 andere competenties die je best scoort om na te gaan of je team de nodige competenties heeft om effectief te functioneren op afstand en dan hebben we niet over de technische bekwaamheden enkel de competenties eigen aan afstand werken. Denk hier eens over na (of kom naar de opleiding… J) |
| 7. | Boek in je agenda individuele telefonische overlegmomenten met iedereen in. Zorg dat je iedereen hoort waarbij je zelf de frequentie hiervan bepaalt volgens hun behoeften. Geen nieuws betekent niet altijd goed nieuws! Aan de telefoon zal je veel meer je je emotionele intelligentie moeten gebruiken waarbij je moet kunnen horen wat er niet wordt gezegd, wat er dus echt speelt. Dus hier zal je vooral goed moeten kunnen luisteren, doorvragen, aftasten, testen, herhalen en samenvatten. Vermijd een controlerende stijl zoals ‘waar ben je?’ of ‘waar ben je mee bezig?’ vraag eerder bijvoorbeeld ’waar kan ik mee helpen?’. |
| 8. | Wees op je hoede voor (plotse) veranderingen in gedrag. Zorg er voor dat je zeer scherp waarneemt en snel wijzigingen kan registeren, zoals:
|
| Als je één of meer van deze veranderingen opmerkt, reageer dan snel en liefst in “one-to-one”-gesprek waarbij je de oorzaken probeert op te sporen. |